Задачи и функции отдела административной работы

Задачи и функции отдела административной работы  Главного управления МЧС России по Республике Хакасия 

Отдел административной работы Главного управления МЧС России по Республике Хакасия (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением Главного управления МЧС России по Республике Хакасия (далее –Главное управление).

Задачами отдела являются:

организация, ведение и совершенствование в Главном управлении делопроизводства, архивного и иного хранения документов с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД);

организация контроля за исполнением поручений в Главном управлении;

организация текущего и перспективного планирования в Главном управлении;

организационное обеспечение деятельности коллегии Главного управления, Общественного совета при Главном управлении (далее - совещательные и координационные органы);

организация работы архива Главного управления;

осуществление регистрации и рассмотрения устных и письменных обращений граждан и организаций, поступающих в Главное управление;

организация и обеспечение личного приема граждан начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления;

осуществление централизованного учета обращений граждан и организаций в системе электронного документооборота;

осуществление контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан и организаций;

осуществление информационно-справочной работы, связанной с обращениями, оказание методической помощи структурным подразделениям Главного управления;

осуществление анализа обращений граждан и организаций, результатов их рассмотрения и принятых по ним решений, подготовка на его основе информационно-аналитических материалов;

осуществление работы на информационном ресурсе сетевого справочного телефонного узла (далее – ССТУ РФ).

В соответствии с задачами отдел осуществляет следующие функции:

разрабатывает проект приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Главном управлении;

разрабатывает положение об отделе;

организует разработку ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в субъекте Российской Федерации;

разрабатывает план основных мероприятий Главного управления;

разрабатывает положение о коллегии Главного управления и регламент коллегии Главного управления;

разрабатывает положение об Общественном совете при Главном управления;

разрабатывает проект приказа об организации внутренней деятельности в Главном управлении;

разрабатывает порядок приема и отправки корреспонденции в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни;

обеспечивает подготовку и утверждение в установленном порядке инструкций и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивной работы Главного управления;

осуществляет экспедиционную обработку поступающих и исходящих документов: прием, первичную обработку и отправку корреспонденции (почтовая связь, фельдъегерская связь);

организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления;

обеспечивает в установленном порядке формирование электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов;

осуществляет регистрацию и учет прохождения входящих документов с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);

осуществляет представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Главного управления и после получения соответствующего указания по исполнению (резолюции), передачу исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;

осуществляет обеспечение получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования;

осуществляет в установленном порядке регистрацию, оформление, рассылку и хранение распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки);

осуществляет учет, регистрацию в СЭД и отправку по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке;

осуществляет контроль за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учёт, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля;

осуществляет контроль в пределах компетенции за соблюдением в Главном управлении требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения;

осуществляет согласование распорядительных, внутренних и исходящих документов, подготовленных Главным управлением за подписью начальника Главного управления;

осуществляет анализ соответствия функций структурных подразделений Главного управления функциям Главного управления и подготовку предложений по изменению функций структурных подразделений Главного управления в пределах компетенции отдела;

осуществляет редактирование проектов документов перед представлением их на доклад начальнику Главного управления; осуществляет возврат в структурные подразделения Главного управления документов (переданных на регистрацию, отправку, представленных на рассмотрение начальнику Главного управления) на доработку исполнителям в случае их несоответствия требованиям, содержащимся в нормативных правовых актах МЧС России по вопросам делопроизводства;

осуществляет анализ, подготовку и систематизацию сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству Главного управления;

осуществляет подготовку аналитических справок, предложений и других материалов по вопросам контроля исполнения поручений и повышения уровня исполнительской дисциплины;

осуществляет контроль прохождения документов, подготовку руководству Главного управления отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;

ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

осуществляет контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;

разрабатывает номенклатуру дел с использованием СЭД;

осуществляет формирование, оформление, учет, хранение дел;

проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

проводит проверки структурных подразделений Главного управления, по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

готовит письма, справки, материалы к совещаниям по вопросам компетенции отдела;

проводит консультации по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников Главного управления;

обеспечивает работу архива Главного управления;

разрабатывает положение об экспертной комиссии Главного управления;

разрабатывает положение об архиве Главного управления;

обеспечивает работу экспертной комиссии Главного управления;

осуществляет комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, принимает упорядоченные документы структурных подразделений;

осуществляет учет и обеспечение сохранности документов;

осуществляет создание научно-справочного аппарата к документам архива;

обеспечивает использование хранящихся в архиве документов: организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений Главного управления, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

обеспечивает защиту государственной тайны при ведении архивной работы;

обеспечивает подготовку и своевременную передачу дел на хранение в Центральный архив МЧС России;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

производит отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях Главного управления;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Главного управления в работе с документами;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства;

осуществляет документационное и протокольное оформление заседаний совещательных и координационных органов, совещаний под руководством начальника Главного управления;

осуществляет координацию деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства Главного управления;

осуществляет прием, регистрацию и централизованный учет обращений граждан и организаций, поступающих в Главное управление;

организовывает личный прием граждан начальником, заместителями начальника Главного управления согласно утвержденному графику;

осуществляет личный прием граждан уполномоченными должностными лицами отдела в отдельном помещении, предназначенном для приема граждан;

осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений по обращениям;

осуществляет рассмотрение и подготовку ответов в соответствии с законодательством Российской Федерации на обращения по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

осуществляет анализ информации по обращениям, подготовку статистических, информационно-аналитических материалов о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций и принятых по ним мерах, а также работы на ССТУ РФ для предоставления в центральный аппарат МЧС России;

осуществляет периодическое, а при необходимости оперативное информирование руководства Главного управления о количестве и характере обращений граждан и организаций;

осуществляет проверку правильности оформления и согласования исходящей корреспонденции по вопросам рассмотрения обращений граждан;

осуществляет проверку правильности оформления и согласования исходящей корреспонденции по вопросам рассмотрения обращений граждан и организаций за подписью начальника Главного управления;

осуществляет подготовку и проведение общероссийского дня приема граждан ежегодно 12 декабря, в том числе с использованием системы личного приема на базе специального программного обеспечения с универсального автоматизированного рабочего места на ССТУ РФ;

осуществляет взаимодействие с Приемной Президента Российской Федерации в Республике Хакасия, с ответственными должностными лицами иных органов государственной власти по вопросам работы с обращениями граждан;

осуществляет регистрацию и учет обращений, поступающих на телефон доверия;

осуществляет подготовку материалов, освещающих итоги рассмотрения обращений граждан и организаций в МЧС России, для опубликования на сайте Главного управления;

организовывает мероприятия по обучению сотрудников Главного управления по вопросам работы с обращениями граждан и организаций;

организовывает хранение документов текущего делопроизводства по работе с обращениями граждан и организаций.